Verlässliche Entscheidungsgrundlagen

Wir begleiten Sie durch alle Projektphasen - flexibel und zielgenau.

Beratungsleistungen ohne Schnittstellen

Unser Ziel ist Kosten- und Terminsicherheit, um große Investitionsvorhaben planbar zu machen.

Mit unseren wirtschaftlichen und technischen Beratungsleistungen können wir öffentliche Bauvorhaben von der ersten Idee bis zur Abnahme begleiten. Strategische Beratung – neutral und ergebnissoffen, Ausschreibungsmanagement und Vertragscontrolling greifen hier Hand in Hand.

Alle Prozesse im Blick

Übergeordnet steuern wir mit unserem Projektmanagement alle notwendigen Prozesse und strukturieren die Beschaffungsmaßnahmen, so dass die erforderlichen Entscheidungen in Politik und Verwaltung rechtzeitig vorbereitet und auf Basis verlässlicher Grundlagen getroffen werden können.

Die VBD arbeitet ausschließlich für die öffentliche Hand und weiß, wie vielschichtig die Prozesse der Vorbereitung und Vergabe von Investitionsmaßnahmen sind.

Einzelleistungen oder Leistungspaket – Sie haben die Wahl

Unsere Berater verstehen sich als Teil der Projekt- oder Arbeitsgruppe des öffentlichen Auftraggebers und erbringen Beratungsleistungen ergänzend zu den in der Verwaltung vorhandenen Kompetenzen und Ressourcen. 

Deshalb ist unser Leistungsangebot modular aufgebaut. Sie bestimmen, was benötigt wird.

Claudia Oberwalder (Architektin) - Projektmitarbeiterin bei der VBD
Claudia Oberwalder (Architektin) - Projektmitarbeiterin bei der VBD
 

Welche Aufgaben können wir für Sie übernehmen?

  • Strukturierung der Beschaffungsmaßnahme
  • Terminkoordination und Überwachung vergaberechtlicher Fristen
  • Einladungen und Protokolle
  • Einbindung aller erforderlichen Fachbereiche der Verwaltung
  • Leitung und Moderation von Projektgruppensitzungen
  • Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
  • Dokumentation von Projektschritten und Entscheidungsprozessen
  • Mitarbeit beim Führen der Vergabeakte
  • Präsentation vor politischen Gremien
  • Teilnahme an öffentlichen Informationsveranstaltungen
  • Prozesssteuerung für das Vertragscontrolling
  • Wie können wir Ihr Projekt für Sie optimieren und strukturieren?

    Wir lenken Beschaffungsprozesse effizient und rechtssicher

    Die Vorbereitung und Vergabe von umfassenden Infrastrukturmaßnahmen ist ein komplexer Prozess. Aufgrund unserer langjähren Erfahrung als spezialisiertes Beratungsunternehmen kennen wir Vergabeverfahren und Handlungsabläufe der öffentlichen Hand genau. Dadurch können wir in jeder Phase die zur Entscheidung notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.

    Ziel unserer Projektorganisation ist die fristgerechte Aufgabenerfüllung und die enge Abstimmung mit dem Auftraggeber. So können sich alle auf eine sichere und transparente Projektdurchführung verlassen. Dadurch können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Verwaltungen auf ihre regelmäßigen Aufgaben konzentrieren und die fachübergreifende Projektgruppenarbeit wird gefördert.

    Moderation und Mediation

    Eine unserer großen Kommunikationsstärken ist die Moderation bei Entscheidungsprozessen in Verwaltung und Politik. Wir unterstützen unsere Auftraggeber bei der internen Organisation des Projektes, helfen die zuständigen Fachbereiche und Nutzer in eine Projektgruppe einzubinden, um unterschiedliche Kompetenzen effizient zu bündeln. Wir unterstützen bei der Erstellung von Beschlussvorlagen, präsentieren Ergebnisse von Studien oder Ausschreibungen, tragen durch sachkundige, verständliche Darlegungen von komplexen Sachverhalten dazu bei, Diskussionen in politischen Gremien zu versachlichen.

     

    Unsere Kernthemen:
    Prozesssteuerung und Projektmanagement

    Bedarfsermittlung und Wirtschaftlichkeitsprognose

    Bedarfsermittlung und Wirtschaftlichkeitsprognose

    Im Mittelpunkt unserer strategischen Beratung in der „Leistungsphase Null“ stehen die Ermittlung der technischen Voraussetzungen, die Definition von projektspezifischen Anforderungen und die Untersuchung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Mit unserem ganzheitlichen Beratungsansatz und klaren Empfehlungen helfen wir, verlässliche Grundlagen für weitsichtige Entscheidungen zu schaffen.

    Vergabeunterlagen und Angebotsauswertung

    Vergabeunterlagen und Angebotsauswertung

    Wir bieten sämtliche Leistungen rund um die Vergabe von Planungs- und Bauleistungen sowie freiberuflicher Leistungen, Dienstleistungen und Konzessionen. Wir begleiten VOB-, VgV – und UVgO-Verfahren. Dabei haben wir alle Details im Entscheidungsprozess immer im Blick und sorgen so für eine schnelle, zielgenaue Umsetzung bei gleichzeitiger Verfahrens- und Terminsicherheit. Eine unserer Kernkompetenzen ist die gemeinsame Vergabe von Planungs- und Bauleistungen, z.B. bei Gesamtvergaben und ÖPP.

    Bauüberwachung und Vertragscontrolling

    Qualitätsüberwachung und Vertragscontrolling

    Nach der Zuschlagserteilung unterstützen wir Sie beim Controlling der beauftragten Unternehmen, um vertragskonforme Leistungen sicherzustellen. Je nach Auftrag prüfen wir einzelne Unterlagen oder überwachen die Bauprozesse umfassend. So eingebunden, koordinieren wir auch in dieser Phase die notwendigen Schritte und bereiten anstehende Entscheidungen rechtzeitig vor.

     

    Unsere Leistungen im Überblick

    Unsere Stärken liegen in der reibungslosen Steuerung komplexer Beschaffungsvorgänge sowie in der fachübergreifenden BeratungBitte klicken Sie auf die Abschnitte mit einem Pfeil, um mehr über unsere Tätigkeiten in der jeweiligen Projektphase zu erfahren.

    ➀ Vorbereitung

    Strategische Beratung

    Grundlagenermittlung

    Wir prüfen und klären die grundsätzlichen Fragen des Bedarfs, der Finanzierbarkeit und des Beschaffungsmodells.

    • Bestandsaufnahme und Bedarfsfeststellung
    • Definition der Ziele
    • Prüfen von Finanzierbarkeit und Maßnahmenwirtschaftlichkeit
    • ÖPP-Eignungstest
    • Erarbeiten von Realisierungskonzepten
    • Ggf. Markterkundung

    Raumprogramm

    Mit unserer langjährigen Erfahrung helfen wir bei der Erarbeitung oder Plausibilisierung von Raumprogrammen.

    • Analyse der Ausgangssituation und Bedarfsfeststellung
    • Nutzerworkshops
    • Erarbeitung von Raumprogrammen für alle Objekte nach den geltenden Normen und Gesetzen in Abstimmung mit den Vorstellungen und Zielen des AG
    • Erstellen von Raumprogrammen für Schulen oder Kitas unter Berücksichtigung der pädagogischen Konzepte
    • Erarbeiten von Raumprogrammen für Verwaltungsgebäude unter Berücksichtigung der Anforderungen moderner Arbeitswelten
    • Überprüfung von Bedarfs- und Flächenermittlungen im Einklang mit den gängigen Normen

    Standortvergleich

    Wir helfen bei der Suche geeigneter Standorte für die Umsetzung öffentlicher Bauprojekte.

    • Analyse der Ausgangssituation
    • Erarbeiten von Bebauungs- und Nutzungsvarianten für verschiedene Standorte
    • Prüfen der Übertragbarkeit von Raumprogrammen auf mögliche Standorte
    • Ermitteln und Darstellen der Investitionskosten
    • Ermitteln und Darstellen von Folgekosten
    • Berücksichtigen potenzieller Verwertungserlöse für nicht benötigte Standortflächen
    • Wirtschaftlichkeitsvergleich und qualitative Nutzwertanalyse verschiedener Standorte
    • Bewertung der Wirtschaftlichkeit einer Zentralisierung im Vergleich zu Einzelstandorten

    Sanierung oder Neubau

    Durch Instandhaltungsstau sind oft umfassende Sanierungen erforderlich. Oft lohnt es sich, einen Ersatzneubau zu prüfen.

    • Festlegung von Sanierungsmaßnahmen nach Begehung des Bestandes
    • Prüfung der Umsetzbarkeit des Raumprogramms im Bestand
    • Ermittlung des Kostenrahmens für die Sanierung und die Neubauvariante
    • Ermittlung der Baunutzungskosten für beide Varianten
    • Wirtschaftlichkeitsvergleich der baulichen Alternativen unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Risikostruktur
    • Kosten-Nutzwertanalyse

    Maßnahmen- Wirtschaftlichkeitsuntersuchung

    Wir helfen Auftraggebern bei der Vorbereitung und Durchführung eines Wirtschaftlichkeitsvergleichs.

    • Analyse der Ausgangssituation, Festlegung der Rahmenbedingungen eines Projektes
    • Ermitteln der Ziele der Projektbeteiligten
    • Analyse der baulichen Rahmenbedingungen
    • Erarbeiten verschiedener Realisierungsvarianten
    • Erarbeiten von Kostenschätzungen
    • Darstellen, vergleichen und bewerten der Realisierungsvarianten in qualitativer und quantitativer Hinsicht

    Vorläufige Wirtschaftlickeitsuntersuchung

    Durch unsere detaillierte Untersuchungen unterstützen wir die politische Entscheidungsfindung und die vergaberechtliche Begründung alternativer Beschaffungsvarianten.

    • Entwickeln und Vergleich geeigneter Realisierungsmodelle
    • Kostenprognose der konventioneller Realisierung als Vergleichsmaßstab (Public Sector Comparator - PSC)
    • Kostenprognose für die alternative Beschaffungsvariante, Risikoermittlung und -bewertung
    • Wirtschaftlichkeitsprognose für die zu untersuchenden Beschaffungsvarianten
    • Ermittlung der Haushaltsbelastung
    • Sensitivitäts-/ Szenarioanalysen
    • Darstellung wirtschaftlicher oder technischer Gründe zur Begründung einer Gesamtvergabe gemäß §97 Absatz GWB

    ➁ Vergabe

    Ausschreibungsmanagement

    Vergabeunterlagen

    Die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus einer Immobilie ist Grundlage unserer sorgfältigen Erstellung von Vergabeunterlagen.

    • Allgemeine Bedingungen für die Auftragsvergabe (Verfahrensbrief)
    • Leistungsbeschreibungen für VOB-, VgV- und UVgO-Verfahren
    • funktionale Bauleistungsbeschreibung für die Durchführung von ÖPP-, Totalunternehmer-, Generalübernehmer- und Gesamtvergaben
    • Leistungsbeschreibungen für Finanzierung,  Gebäudemanagement sowie grundlegende Vertragsinhalte
    • Berücksichtigung von Fördermitteln
    • Entwickeln von Vergütungsmechanismen
    • Erarbeiten von Zuschlagskriterien (inkl. Bewertungsmatrix)
    • Unterstützung bei der Durchführung der e-Vergabe auf unterschiedlichen Plattformen 

    Teilnahmewettbewerb

    Bei der Vergabe komplexer Leistungen wirken wir bei der Vorauswahl von qualifizierten Unternehmen mit.

    • Vorinformation und Vergabebekanntmachung
    • Erarbeiten von Auswahlkriterien zur vergabesicheren Bewertung der Eignung (inkl. Bewertungsmatrix)
    • Prüfen und Bewerten der Teilnahmeanträge
    • Vorschlag für die Auswahl und Präsentation im politischen Raum
    • Dokumentation der Entscheidung für die Vergabeakte

    Angebotsauswertung

    Wir besitzen große Erfahrung und geeignete Bewertungsmethoden, um die wirtschaftlichsten Angebote zu ermitteln.

    • Begleiten des Vergabeverfahrens
    • Beantworten von Bieterfragen
    • wirtschaftliche Bewertung von Angeboten
    • technische und qualitative Bewertung von Architekturentwürfen und Bauangeboten
    • Durchführung eines integrierten Architekturwettbewerbs, Vorprüfung und Moderation eines Bewertungsgremiums
    • Vergleichen der Angebote anhand objektiver, qualitativer und quantitativer Zuschlagskriterien
    • Durchführung mehrerer Runden im Verhandlungsverfahren
    • Erarbeiten von Optimierungsvorschlägen

    Abschluss des Vergabeverfahrens

    Wir unterstützen die Vergabestelle beim Führen von Bietergesprächen mit dem Ziel der Präzisierung und Optimierung der Angebote

    • Fortsetzung des Vergabeverfahrens bis zur Auswahl des besten Bieters
    • Unterstützung beim Führen von Aufklärungsgesprächen oder Verhandlungen bis zum Abschluss des Vertrages

    Abschließende Wirtschaftlichkeitsuntersuchung

    Durch Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen schaffen wir die Voraussetzung für die erforderliche Genehmigung kreditähnlicher Rechtsgeschäfte.

    • Vergleich der konventionellen Beschaffung mit dem besten ÖPP-oder Totalunternehmerangebot
    • ggf. Anpassen des PSC inkl. Risikomatrix 
    • Darstellen und Bewerten der Ergebnisse
    • Abstimmen mit der Genehmigungsbehörde

    ➂ Realisierung

    Vertragscontrolling

    Wir überprüfen während der Bau- und Nutzungsphase, ob die vertraglichen Regelungen eingehalten und zugesicherte Qualitäten erreicht werden.

    • Prüfen der Vertragskonformität aller Leistungen
    • Beratung bei Vertragsanpassungen
    • Gutachten und Evaluation

    Planprüfung

    Wir unterziehen eingereichte Pläne einer sorgfältigen Prüfung.

    • Prüfen der Genehmigungs- und Ausführungsplanung auf Vertragskonformität
    • Prüfen von Planungsalternativen
    • Beratung bei erforderlichen Leistungsänderungen

    Baubegleitung

    Während der Bauphase stehen wir beratend für eine erfolgreiche Projektumsetzung zur Seite.

    • Teilnahme an regelmäßigen Baubesprechungen, Moderation und  Protokollierung
    • Unterstützung bei anstehenden Entscheidungen
    • Baustellenbegehungen und Überprüfen der Ausführungsqualitäten 
    • Mitwirkung bei Bemusterungen
    • Aufzeigen eventueller Leistungsstörungen

    Nachtragsprüfung und -verhandlung

    Gesamtvergabemodelle zeichnen sich durch wenige Nachträge aus. Sind doch Leistungsänderungen erforderlich, unterstützen wir beim Finden marktgerechter und wirtschaftlicher Lösungen

    • Prüfen von Nachträgen dem Grunde und der Höhe nach
    • Feststellen der Marktüblichkeit der Preise
    • Prüfen der Auswirkung auf Kosten und Zeitablauf
    • Entwickeln wirtschaftlich optimierter Lösungen
    • Kontrolle von Mehr- und Minderkostenlisten
    • Unterstützung bei Nachtragsverhandlungen

    Abnahme

    Durch eine fachgerechte Abnahme helfen wir bei der Qualitätssicherung eines Bauvorhabens.

    • Vorbegehungen inklusive Dokumentation von Mängeln, Beanstandungen und erforderlichen Restarbeiten
    • Mitwirkung bei der Abnahme
    • Prüfen der Gesamtschlussrechnung
    • Prüfen der Dokumentation der erstellten Bauleistungen
    • Überprüfen der Mängelbeseitigung

    Wirtschaftliche Überprüfung

    Mit unserem finanztechnischen Projektcontrollings behalten wir die Gesamtwirtschaftlichkeit im Auge.

    • Prüfen von Zwischen- und Schlussrechnungen
    • Prüfung abgerechneter Gebäudemanagementpauschalen und weiterer Abrechnungen
    • Prüfung der Konformität zwischen Bauablauf und Abschlagszahlungen
    • Prüfung der ausgewiesenen Kosten der Bauzwischenfinanzierung
    • Unterstützung bei der Prüfung von Bürgschaften und Versicherungen
    • Unterstützung bei der Zinsfestlegung der Endfinanzierung und beim Abschluss von Zinssicherungsgeschäften
     
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