Bericht vom 20. VBD-Symposium

Weit mehr als 50 Teilnehmer sind am 2. Dezember 2014 in das Quadriga-Forum in Berlin gekommen und haben mit uns und den Referenten über „Transparenz und Kostensicherheit im öffentlich Hochbauen – Erfahrungen aus zwei Jahrzehnten Vergabepraxis“diskutiert. Das zeigt, dass Überlegungen zur wirtschaftlichen Umsetzung öffentlicher Bauten weiter von großem Interesse für die öffentliche Hand sind und es auch bleiben werden. Die Haushaltsituation einerseits und der wachsende Investitionsbedarf andererseits erfordern vielerorts Kostendisziplin und die Bereitschaft, bisherige Beschaffungsformen zu überprüfen und alternative Herangehensweisen auszuprobieren. Auch in diesem Jahr bot das VBD-Symposium die Plattform, um mit erfahrenen Praktikern aus Kommunen und Landesverwaltungen diesbezüglich in Erfahrungsaustausch zu treten.

Rückblick auf das erste „VBD-Projekt“

Das runde Jubiläum des Symposium bot zunächst Anlass für einen Blick zurück. Manfred Nimczyk vom Landkreis Hildburghausen berichtet vom ersten von der VBD beratenen Projekt. Der Neubau des Landratsamtes in Hildburghausen wurde 1996 als Sonderfinanzierungs- oder Leasingmodell ausgeschrieben und anschließend umgesetzt. Genau wie heute führte das Verhandlungsverfahren – auch durch den Einsatz eines externen Beraters – zu einer zielorientierten Zusammenarbeit in der Verwaltung und einer vorab gründlich durchdachten Aufgabenformulierung. Im Ergebnis konnten die Baukosten im Vergleich zum kommunalen Eigenbau deutlich reduziert werden. Die Bauphase war durch hohe Kostensicherheit geprägt. Während der Betriebsphase fanden jährliche Begehungen zwischen Landkreis und Leasinggeber zur Sicherung der Qualität des Objektes statt. Auch nach 16 Betriebsjahren ist man in Hildburghausen sehr zufrieden mit der Art, wie das Projekt umgesetzt wurde.

Erfahrungen aus 16 PPP-Projekten

Zufriedenheit kommt auch im Referat von Jörn Petersen vom Landkreis Harburg zum Ausdruck. Anders wäre es nicht möglich, dass der Landkreis seit 2001 mit Unterstützung der VBD bisher 16 Vorhaben auf dem Weg gebracht hat. Es handelt sich dabei um Schulen und Sporthallen, aber auch um Energie-Contracting-Modelle. Niedrigere Investitions- und Betriebskosten und folglich niedrigere Haushaltsbelastungen, aber auch die erzielten Qualitäten stellen hier den Anreiz für eine Lebenszyklusbetrachtung und eine kombinierte Ausschreibung von Planungs- Bau-, Betriebs- und Finanzierungsleistungen dar. Ein zentrales Instrument dabei ist die funktionale Leistungsbeschreibung, deren Qualität aus Sicht des Landkreises wesentlich den Erfolg der Projekte bestimmt. Im Landkreis Harburg kamen bisher überwiegend mittelständische Bauunternehmen zum Zuschlag. Die Ergebnisse überzeugen und von einer Verschiebung oder Verschleierung von Schulden kann keine Rede sein, wie Jörn Petersen noch einmal klarstellte.

Neubau von Kindertagesstätten   

Ähnliche Erfahrungen hat die Stadt Lehrte bei einem Kita-Projekt gemacht. Stewart Hartmann berichtete, dass die Ausschreibung der Planung und des Baus von zwei Kitas mit der Aufgabe, die Nachnutzung als Wohngebäude wegen der demografischen Veränderung mit zu planen, zu großen Synergieeffekten geführt hat. Besonders anschaulich wurden die Möglichkeiten erläutert, die das Verhandlungsverfahren unter Wahrung der vergaberechtlichen Grundsätze bietet, um neben entsprechenden Funktionalitäten auch optische und städtebauliche Aspekte in den Optimierungen durch die Bieter berücksichtigen zu können.

Konsequent & transparent: Kostenexplosionen vermeiden

Gabriele Klug, Stadtkämmerin der Stadt Köln, widmete sich in ihrem Referat allgemein der Vorbereitung, Ausschreibung und Umsetzung öffentlicher Großprojekte. Im ersten Teil analysiert sie dazu genau und detailliert, welche Ursachen in der Regel für die bekannten Kostenexplosionen verantwortlich sind, um zweiten Teil klare Handlungsempfehlungen zur Vermeidung dieser Fehlentwicklung zu geben. Unabhängig von der Beschaffungsform unterbreitete sie Vorschläge zur Neustrukturierung von Beschaffungsprozessen, zur Schaffung notwendiger organisatorischer Rahmenbedingungen bis hin zur Änderung des Haushaltsrechts zur Festlegung verbindlicher Kostenbudgets.

Nachhaltigkeit bei öffentlichen Hochbauten

Wenngleich Rechnungshöfe naturgemäß eher kritisch an die Prüfung von ÖPP-Projekten gehen, widerspiegelte der Vortrag von Dr. Sieglinde Reinhardt, Vizepräsidentin des Landesrechnungshofes Brandenburg, dass sich die Forderungen des Landesrechnungshofs an die Durchführung von Vergabeverfahren zur Sicherung der Nachhaltigkeit bei öffentlichen Hochbauten im Wesentlichen mit den Erfahrungen der VBD decken. Bislang fehlen klare Standards und strategische Vorgaben zur Nachhaltigkeit von Baumaßnahmen, die Datenbasis zur Bewertung und Steuerung von Nutzungskosten ist oft unzureichend und die in den öffentlichen Haushalten eingestellten Budgets für Instandhaltung sind meist zu gering bemessen. Dr. Sieglinde Reinhardt berichtete vom festgestellten Handlungsbedarf, aber auch von ersten Erfolgen auf dem Weg zu wirtschaftlich nachhaltigen Bauten im Land Brandenburg. Moderator Hartmut Fischer, Geschäftsführer der VBD, ergänzte, dass aus seiner Sicht auch die Auseinandersetzung mit ÖPP-Projekten dazu beigetragen hat, diese Schwachpunkte aufzudecken. 

Transparenz und Kostensicherheit

Thomas Schubert, ebenfalls Geschäftsführer der VBD, sprach über Transparenz und Kostensicherheit bei öffentlichen Hochbauprojekten und vermittelte Erfahrungen aus zwei Jahrzehnten Beratungstätigkeit der VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH. Dabei griff er auf Vorträge aus früheren VBD-Symposien zurück, um zu zeigen, dass viele grundlegende Probleme und Fragestellungen heute unverändert vorzufinden sind. Andererseits führen immer neue Herausforderungen, wie die steigende Technisierung der Gebäude, neue energetische und technische Standards, die notwendige Flexibilität bei der Nutzung der Objekte, wachsende Anforderungen an Vergabeverfahren, die Berücksichtigung von Umweltaspekten, aber auch Veränderungen in der Größe und den Strukturen der Bauverwaltung dazu, Ausschreibungsverfahren beständig weiterzuentwickeln, um nachhaltige und wirtschaftliche Gebäude kosten- und terminsicher zu errichten. Auch auf Bundesebene gibt es wieder Aktivitäten, um die Rahmenbedingungen zu verbessern, unter denen öffentliche Verwaltungen die Aufgaben der öffentlichen Daseinsvorsorge wirtschaftlicher über alternative Beschaffungsformen absichern können.

Ganzheitliche Betrachtung des Lebenszyklus

Abschließend berichtete Christoph Vrieler, Leiter Property Management bei Goldbeck Public Partner GmbH, über die Herangehensweise eines ganzheitlichen Anbieters an kommunale Hochbauprojekte. Deutlich wurde welche Anforderungen ein komplexes Beschaffungsmodell  - Planen, Bauen und Betreiben aus einer Hand -  an den privaten Partner stellt. Bereits der Planungsansatz ist ein anderer, wenn der Auftragnehmer nicht nur den Bau errichtet, sondern auch wesentliche Betriebsleistungen zu festvereinbarten Kosten über 20 oder 30 Jahre erbringt. Wichtige Steuerungsmöglichkeiten im Betrieb ergeben sich durch den Einsatz eines modernen CAFM-System, die Christoph Vrieler anhand vieler Praxisbeispiele erläuterte. Besondere Bedeutung maß er aber vor allem auch dem Dialog und der Kommunikation mit Auftraggebern, Planern, Nutzern und Nachunternehmen bei – sowohl in der Bau- als auch in der Betriebsphase. Erst wenn alle Beteiligten regelmäßig eingebunden sind, lassen sich die wichtigen Ziele – Nutzerzufriedenheit einerseits und wirtschaftlicher Gebäudebetrieb andererseits – erreichen.

Erfahrungsaustausch fortsetzen   

Nach den Referaten und in den Pausen ergab sich wie gewohnt ein reger Erfahrungsaustausch zwischen Referenten, regelmäßigen Besuchern von VBD-Veranstaltungen und vielen neuen Teilnehmern. Das positive Feedback aller Gäste zeigt uns, dass dieser Teil der Veranstaltung neben den Vorträgen genauso wichtig ist. Der neue Veranstaltungsort – etwas moderner und kommunikativer – stand ausschließlich für unser Symposium zur Verfügung. Auch das hat zur guten Gesprächsatmosphäre beigetragen.   

Das 21. VBD-Symposium findet am 3.12.2015 wieder im Quadriga-Forum in Berlin statt – merken Sie sich den Termin gern schon jetzt vor.